Benchmarking: Qué es, cómo hacerlo y qué herramientas utilizar

El conocimiento es poder, y más en un mundo empresarial cada vez más competitivo.

Por eso, conocer y utilizar herramientas que ayuden a tu negocio a destacar, es un elemento fundamental para mantenerte relevante y alcanzar el éxito.

El conocimiento es poder, y más en un mundo empresarial cada vez más competitivo. Por eso, conocer y utilizar herramientas que ayuden a tu negocio a destacar, es un elemento fundamental para mantenerte relevante y alcanzar el éxito.

En este contexto, el Benchmarking emerge como una estrategia valiosa para analizar a tu competencia y comprender el entorno en el que opera una empresa.

¿Listo para averiguar qué están haciendo tus competidores y cómo sacar ventaja de ello?

¿Qué es el Benchmarking?

El significado de Benchmarking en español es: evaluación comparativa. En otras palabras: estudiar a tu competencia.

El benchmarking es un proceso sistemático de análisis y comparación de las actividades, procesos, productos y servicios de una empresa con los de otras compañías líderes en el mercado.

Consiste en tomar las prácticas más destacables de otras compañías y adaptarlas a tu ámbito y al propio contexto empresarial.

Es un proceso de análisis estratégico profundo que implica una inmersión en el entorno competitivo de una empresa, con el fin de comprender mejor tu posición relativa en el mercado y las prácticas que contribuyen al éxito de otras organizaciones.

Este análisis profundo no se limita únicamente a los aspectos cuantitativos, como los niveles de productividad y resultados financieros, sino que también abarca aspectos cualitativos, como la calidad del producto o servicio, la satisfacción del cliente y la innovación.

¿Para qué sirve el Benchmarking?

El Benchmarking es una herramienta multifacética con una serie de propósitos y aplicaciones que pueden beneficiarte en diversas áreas.

Más allá de su función principal de identificar áreas de mejora y obtener una ventaja competitiva, el Benchmarking sirve como un motor impulsor de la innovación, la eficiencia y en mejorar la comunicación empresarial.

El Benchmarking además sirve para…

Proporcionar una perspectiva externa y objetiva

Al mirar más allá de los límites internos de la organización, puedes identificar tanto tus fortalezas como tus debilidades de una manera más clara y objetiva.

Esto te permite comprender mejor tu posición competitiva y las áreas en las que puedes mejorar para mantenerte al día con las mejores prácticas de la industria.

Fomentar el aprendizaje y el desarrollo organizacional

El Benchmarking es una herramienta poderosa para el aprendizaje organizacional, el desarrollo y proceso continuo de tu empresa.

Al estudiar y analizar los negocios de otros emprendedores y otras empresas exitosas, vas a adquirir nuevos conocimientos, habilidades y perspectivas que te permiten adaptarte y prosperar en un entorno empresarial en constante cambio.

Mejorar la toma de decisiones estratégicas

Al basar tus decisiones en evidencia objetiva y comparativa, puedes tomar iniciativas más informadas y fundamentadas que maximicen el valor y minimicen los riesgos para tu empresa.

Esto es especialmente importante en un entorno empresarial con un nivel competitivo en el mercado, donde las decisiones estratégicas incorrectas tienen consecuencias significativas para el éxito a largo plazo de cualquier empresa.

Identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento

Una de las principales funciones del benchmarking es identificar áreas de mejora y descubrir nuevas oportunidades de crecimiento dentro de tu organización.

Al comparar el desempeño y las prácticas de tu empresa con las de otras organizaciones líderes en el mercado, puedes identificar áreas que están rezagadas o no están alcanzando su máximo potencial.

Esto puede incluir áreas como la eficiencia operativa, la calidad del producto o servicio, la satisfacción del cliente, la innovación y más. Al identificar estas áreas de mejora, puedes desarrollar estrategias y planes de acción para abordarlas y mejorar su desempeño general.

Impulsar la innovación y la creatividad

Al estudiar las prácticas y estrategias utilizadas por otras empresas del mismo segmento o líderes en la industria, obtienes nuevas ideas, enfoques y perspectivas que pueden inspirar la innovación y la creatividad dentro de tu propia empresa.

Esto incluye nuevas formas de abordar los problemas, mejorar los procesos existentes, desarrollar nuevos productos o servicios, y más.

Al fomentar un ambiente de aprendizaje continuo y la exploración de nuevas ideas, el benchmarking ayuda a mantenerte en vanguardia y aprender de manera constante. 

Aumentar tu eficiencia y competitividad

Al mejorar los procesos internos, reducir los costos y mejorar la calidad del producto o servicio, adquieres una mejor posición competitiva y te diferencias en el mercado.

Esto conduce a mayores márgenes de beneficio y una mayor satisfacción del cliente, lo cual contribuye a la salud y el crecimiento continuo de tu empresa. 

Tipos de Benchmarking

Existen distintos tipos de Benchmarking, cada uno enfocado en diferentes aspectos de la empresa y su entorno competitivo.

A continuación encontrarás una descripción de cada uno: 

1. Benchmarking interno

El benchmarking interno implica comparar el desempeño de diferentes áreas o departamentos dentro de la misma empresa.

Esto se hace para identificar las mejores prácticas y procesos que están funcionando bien en un área y pueden ser aplicables en otras.

Por ejemplo, si el departamento de ventas está superando constantemente sus objetivos, se puede analizar qué estrategias y prácticas están utilizando y replicarlas en otros departamentos para mejorar su rendimiento.

2. Benchmarking competitivo

El Benchmarking competitivo se centra en analizar y comparar las áreas y el desempeño de la empresa con el de sus competidores directos en el mercado.

Este tipo de benchmarking ayuda a la empresa a comprender su posición relativa en el mercado y a identificar áreas en las que puede mejorar para mantenerse competitiva.

Por ejemplo, si un competidor está lanzando productos nuevos con mayor frecuencia, la empresa puede analizar su proceso de desarrollo de productos y buscar formas de acelerar el suyo propio.

3. Benchmarking funcional

El Benchmarking funcional se enfoca en procesos específicos dentro de la empresa, como el marketing, la producción o el servicio al cliente.

En lugar de comparar el desempeño general de la empresa, se compara el desempeño de un proceso específico con el de otras empresas líderes en esa área.

Por ejemplo, si la empresa está buscando mejorar su servicio al cliente, puede comparar sus prácticas de atención al cliente con las de otras empresas reconocidas por su excelente servicio.

4. Benchmarking genérico

El Benchmarking genérico implica comparar la empresa con empresas de diferentes industrias para obtener ideas frescas y perspectivas externas.

Este tipo de Benchmarking puede ser útil para inspirar la innovación y la creatividad dentro de la empresa al exponerla a prácticas y enfoques que pueden no ser comunes en su industria, pero que podrían ser adaptados con éxito.

Por ejemplo, una empresa de tecnología podría estudiar las estrategias de atención al cliente de una empresa de servicios financieros para obtener ideas sobre cómo mejorar su propio servicio al cliente.

¿Cómo hacer un Benchmarking? Guía paso a paso con ejemplo

Ahora bien, ya sabes qué es un Benchmarking, por qué es importante y para qué sirve, pero… ¿Cómo hacerlo de la manera correcta?

¡Te lo cuento!

Paso 1. Identifica el área o proceso a analizar

Esta etapa implica definir de manera clara el área o proceso específico que se va a someter al Benchmarking. Es fundamental que selecciones un área que sea estratégica y que tenga un impacto significativo en los objetivos y resultados de tu empresa.

Para identificar el área adecuada, es útil realizar un análisis de Benchmarking exhaustivo de los procesos internos, identificar las áreas de la empresa que tienen un impacto directo en los resultados finales y considerar las necesidades y prioridades estratégicas de tu organización.

Paso 2. Selecciona las empresas de referencia

Una vez que identifiques el área o proceso de Benchmarking, en el siguiente paso tienes que seleccionar las empresas de referencia con las que se comparará el desempeño de tu empresa. 

Estas empresas pueden ser competidores directos en el mercado, líderes reconocidos en la industria o incluso organizaciones de otros sectores que sean reconocidas por su excelencia en el área específica que se está analizando.

Es importante que elijas empresas que sean comparables en tamaño, alcance y contexto empresarial para obtener resultados significativos y relevantes.

Paso 3. Recopila datos y realiza una evaluación comparativa

En esta etapa, debes recopilar datos relevantes sobre el desempeño y las prácticas de las empresas de referencia en el área o proceso seleccionado. Esto puede incluir datos financieros, métricas de rendimiento operativo, encuestas de satisfacción del cliente, y nuevos conceptos de análisis de mercado, entre otros.

Una vez recopilados los datos, tienes que realizar un análisis comparativo para identificar las diferencias y similitudes entre el desempeño y las prácticas de tu empresa y las de las empresas de referencia.

Este análisis de competencia puede incluir el uso de herramientas de gestión y técnicas estadísticas para obtener una comprensión más profunda de los resultados.

Paso 4. Identifica las mejores prácticas y áreas de mejora

Basándote en el análisis comparativo, identifica las mejores prácticas utilizadas por las empresas de referencia y las áreas en las que la empresa puede mejorar su desempeño.

Esto puede incluir prácticas específicas, procesos operativos, estrategias de marketing, políticas de recursos humanos, entre otros.

Es importante tener en cuenta que no todas las prácticas de las empresas de referencia serán aplicables o adecuadas para la empresa en cuestión, por lo que es necesario que evalúes cuidadosamente cada práctica en función de su viabilidad y relevancia para el contexto empresarial.

Paso 5. Desarrolla un plan de acción para implementar mejoras

Una vez que identifiques las mejores prácticas y áreas de mejora, desarrolla un plan de acción detallado para implementar las mejoras identificadas.

Este plan de acción puede incluir pasos específicos, asignación de recursos, plazos de tiempo y responsabilidades claras para asegurar que las mejoras se implementen de manera efectiva y oportuna. Es importante que involucres a todas las partes interesadas relevantes en el proceso de planificación y ejecución para garantizar el éxito y la aceptación de las propuestas.

Además, es crucial que puedas seguir de cerca los resultados y realizar ajustes según sea necesario para garantizar que las mejoras tengan el impacto deseado en el desempeño y la competitividad de la empresa.

Paso 6. Haz un seguimiento de los resultados y ajusta estrategias según sea necesario

Una vez implementadas las mejoras, es importante que sigas de cerca los resultados y monitorees continuamente el desempeño de la empresa en el área o proceso analizado.

Esto puede implicar el seguimiento de métricas clave, la recopilación de retroalimentación de los clientes y empleados, y la realización de evaluaciones periódicas del progreso realizado.

Si es necesario, se deben realizar ajustes en las estrategias y planes de acción para garantizar que las mejoras continúen teniendo el impacto deseado y que la empresa siga siendo competitiva en su mercado.

Herramientas para hacer Benchmarking

Existen varias herramientas y técnicas que pueden ser útiles para realizar un proceso de Benchmarking efectivo.

Algunas de las herramientas más comunes son:

• Encuestas y cuestionarios: Estas herramientas te permiten recopilar información de manera estructurada y cuantificable. Puedes diseñar encuestas específicas para obtener datos sobre el desempeño de diferentes áreas o procesos de tu empresa
• Entrevistas y grupos focales: Las entrevistas en profundidad y los grupos focales son útiles para que obtengas información cualitativa y perspectivas más detalladas sobre las experiencias y opiniones de los empleados, clientes u otras partes interesadas clave.

Estas técnicas te permiten explorar temas en mayor profundidad y obtener información que puede no estar disponible a través de otras fuentes.

• Análisis de datos y estadísticas: El análisis de datos es una herramienta fundamental para comparar y evaluar el desempeño de tu empresa en relación con otras empresas de referencia. Puedes utilizar técnicas estadísticas para analizar y comparar datos cuantitativos, identificar tendencias y patrones, y extraer conclusiones significativas del análisis comparativo.
• Software de Benchmarking: Existen diversas herramientas y software diseñados específicamente para facilitar el proceso de Benchmarking.

Estas herramientas suelen ofrecer funciones como la recopilación y análisis de datos, la comparación de métricas clave, la generación de informes y la visualización de resultados. Algunos ejemplos incluyen Tableau, Qlik, Power BI.

• Bases de datos y estudios de investigación: Otra fuente de información útil para el Benchmarking son las bases de datos especializadas y los estudios de investigación disponibles en internet. Estas fuentes pueden proporcionarte datos y análisis comparativos sobre una amplia gama de industrias, sectores y áreas de negocio, lo que te permite obtener una visión más completa y objetiva de tu posición competitiva en el mercado.
• Consultores y expertos en Benchmarking: En algunos casos, puedes recurrir a consultores externos o expertos en Benchmarking para ayudarte a diseñar y ejecutar un proceso efectivo. Estos profesionales aportan su experiencia y conocimientos especializados, así como una orientación y asesoramiento personalizado a lo largo de todo el proceso de Benchmarking.

¿Es importante el Benchmarking para mi negocio?

La importancia del Benchmarking en tu empresa es fundamental para el crecimiento y la competitividad del entorno empresarial actual. Al adoptar una estrategia de Benchmarking efectiva, puedes obtener una serie de beneficios significativos que contribuyen al éxito de tu negocio. 

El benchmarking te permite mantenerte al tanto de las últimas tendencias y prácticas en tu industria. Compara tu desempeño y procesos con los de otras empresas líderes en el mercado, identifica nuevas oportunidades de crecimiento, descubre ideas y plantea nuevas estrategias innovadoras para mantenerte a la vanguardia de tu sector.

Recuerda que el éxito del Benchmarking depende en gran medida de su correcta implementación y seguimiento. Asegúrate de definir objetivos claros, seleccionar empresas de referencia comparables y desarrollar un plan de acción sólido para implementar las mejoras identificadas.

Al adoptar el Benchmarking como una práctica continua, tu empresa estará mejor posicionada para navegar los desafíos del mercado actual y alcanzar el éxito a largo plazo.